Tedarikçi seçerken hangi belgeler kontrol edilmeli?

Restoran tedarikçi seçimi yaparken önce doğru işletmenin doğru faaliyet için kayıtlı veya onaylı olduğunu; ardından satın alacağınız ürünün içeriğini, parti takibini ve teslim koşullarını doğrulayın. ISO sertifikası, fatura ya da iyi bir fiyat bu kontrollerin yerine geçmez. Her tedarikçiden aynı belge paketini istemek yerine işletme, ürün ve teslimat düzeyinde ayrı dosya tutun.

Kapsam: Türkiye’de restoran ve kafelerin gıda tedariki. Aşağıdaki form bir satın alma yönetimi önerisidir; her satırı her işletmede zorunlu belge saymayın. İthalat, organik ürün ve özel ürün gruplarının ayrıntılı mevzuatı bu yazının dışında kalır. Kaynak kontrolü: 29 Ekim 2026.

1. Firma kimliğini ve gerçek tedarik zincirini eşleştirin

Teklif, sözleşme ve faturadaki ticari unvanı; üretim, depolama ve sevkiyat adresleriyle birlikte kaydedin. Vergi bilgisi ve yetkili iletişim kişisini ticari ilişkiyi doğrulamak için isteyin. Bunlar gıda güvenliği onayı değildir. Aracıdan alıyorsanız üretici ve sevk deposunu ayrıca belirleyin; merkezin belgesini başka adresteki tesisin belgesi gibi kabul etmeyin.

2. Kayıt ile onay belgesini karıştırmayın

Kayıt ve onay faaliyet kapsamına göre ayrılır; her tedarikçiden iki belgeyi birden istemeyin. Bakanlığın kapsam listesinden ürün ve faaliyeti eşleştirin. Tarım ve Orman Bakanlığı kayıt/onay rehberi.

Dosyanıza belge numarası, unvan, tesis adresi, faaliyet kapsamı, doğrulama tarihi ve kontrol eden kişiyi yazın. Güncel resmi sorguyu kullanın; sonuç belirsizse il/ilçe müdürlüğünden teyit alın. Fotokopinin varlığıyla yetinmeyin. Farklı unvan, adres veya kapsam varsa açıklama ve resmi doğrulama tamamlanmadan ilgili ürünü onaylı tedarik listesine almayın. Genel çerçeve için belge ve sertifika rehberini kullanabilirsiniz.

3. Ürün dosyasını teslimat kaydıyla bağlayın

Ürün şartnamesinde tam ürün adı, içerik, alerjen bilgisi, ambalaj, saklama koşulları ve kabulde aranan kalan raf ömrünü netleştirin. Restoranın alerjen bilgilendirmesi yükümlülüğü vardır. Bakanlığın alerjen açıklaması. Tedarikçiden yazılı içerik ve alerjen bilgisi isteyin; değişikliklerin önceden bildirilmesini sözleşmeye ekleyin. Marka veya reçete değiştiğinde menü ve mutfak kayıtlarını yeniden kontrol edin.

İzlenebilirlik, ürünün tedarik zincirinde takip edilebilmesidir ve kanuni yükümlülüktür. 5996 sayılı Kanun, madde 24. Pratikte fatura/irsaliye referansını ürün, miktar, parti/lot, tarih ve teslim alan kişiyle ilişkilendirin. Bu alan listesi önerilen kayıt düzenidir; tümünün aynı belgede bulunmasını şart koşan evrensel bir form değildir. Bir teslimatı seçip hangi partinin hangi stok kaydına girdiğini gerçekten bulabildiğinizi deneyin.

4. Ürüne özel kanıtı doğru kapsamda isteyin

• Soğuk veya donuk ürün: Ürüne uygun taşıma koşullarını, ölçüm yöntemini ve teslimde kabul/red sınırlarını gıda güvenliği sorumlusuyla belirleyin. Sevkiyata ait sıcaklık kanıtını teslim gözlemiyle birlikte değerlendirin; bütün ürünlere tek sıcaklık sınırı uygulamayın.
• Analiz raporu: Risk değerlendirmesi, ürün mevzuatı veya sözleşme gerektiriyorsa isteyin. Raporun ürün/parti, numune tarihi, analiz parametresi ve laboratuvar kapsamını eşleştirin. Bir numunenin sonucu bütün gelecek teslimatların güvencesi değildir.
• Özel beyan veya ithal ürün: İddia ve ürün grubuna uygulanabilir belgeyi yetkili kurumun güncel kuralına göre doğrulayın. Organik beyanı, ithalat belgesi ve sağlık sertifikası her gıdada aynı şekilde aranmaz; ürün bazında inceleme tamamlanmadan bu beyanı müşteriye taşımayın.

5. Gönüllü sertifikayı doğru okuyun

ISO 22000 sertifikasyonu gönüllüdür. ISO’nun sertifikasyon açıklaması. Sunulmuşsa numarayı, düzenleyeni, geçerlilik durumunu, tesis adresini ve faaliyet kapsamını belgelendirme kuruluşundan doğrulayın. Sertifikayı bir ürünün parti uygunluk raporu gibi kullanmayın.

HACCP, tehlike analizi ve kritik kontrol noktaları yaklaşımıdır. Birincil üretim dışındaki işletmeler için HACCP temelli sistem yükümlülüğü ile üçüncü taraf sertifikası farklı konulardır. 5996 sayılı Kanun, madde 29. “Sertifika yoksa hiçbir şey yapılamaz” veya “sertifika varsa kontrol gerekmez” sonucuna varmayın.

6. İlk teslimatta dosyayı sahayla karşılaştırın

Mal kabul sorumlusu; sipariş edilen ürün ve miktarı, ambalaj bütünlüğünü, tarih/parti bilgisini, araç temizliğini ve gerekli sıcaklık kontrollerini kaydetsin. Uygunsuz ürünü kullanıma açmayın; ayırıp sorumluya bildirin ve red/iade kararını yazılı kaydedin. Şüpheli ürünü tadına bakarak değerlendirmeyin. Güvenlikten taviz vermek israf azaltma yöntemi değildir. Ayrıntılar için soğuk zincir rehberine bakın.

Kopyalanabilir tedarikçi değerlendirme formu

• Kimlik: Firma / tesis / ürün grubu / irtibat / inceleyen / tarih.
• Kanıt: Kayıt-onay kapsamı / ürün-alerjen dosyası / izlenebilirlik denemesi / teslim koşulları / uygulanabilir özel belge.
• Her satır: Belge veya kayıt referansı / doğrulama yöntemi / uygun, eksik veya uygulanmaz / gerekçe / sorumlu / tamamlanma tarihi.
• Karar: Onay, yalnız kritik olmayan eksikler için süreli şartlı onay, veya ret. Faaliyet yetkisi ya da gıda güvenliği belirsizse satın alma bekler; düşük fiyat eksikliği kapatmaz.
• Takip: İlk teslimat sonucu / uygunsuzluk ve kapatma kanıtı / sonraki inceleme tarihi / değişiklik bildirim sorumlusu.

Güvenlik ve uygunluk eşiği geçildikten sonra fiyat, zamanında teslimat, minimum sipariş, iade koşulu ve alternatif tedarik kapasitesini karşılaştırın. Aynı birim, net miktar, vergi ve nakliye kapsamını kullanın. Bu yazı bir sektör tasarruf oranı veya maliyet garantisi sunmaz.

Geri çağırma ve yeniden değerlendirme

Tedarikçiden acil iletişim ve geri çağırma akışını isteyin. Güvensizlik şüphesi doğarsa ilgili ürünü kullanımdan ayırın, parti hareketlerini bulun ve sorumlu uzmanla yasal bildirim/toplatma sürecini değerlendirin. İşletmecinin güvensiz ürünle ilgili sorumlulukları devam eder. 5996 sayılı Kanun, madde 22. Adres, ürün içeriği, belge durumu veya sevk düzeni değiştiğinde dosyayı yeniden açın; yalnız takvimdeki sonraki incelemeyi beklemeyin.

Bugün uygulanacak adım: En kritik üç tedarikçiniz için formu doldurun. Bir gerçek teslimatı partiye kadar izleyin, eksiklere sorumlu ve tarih atayın. Belge toplamakla yetinmeyin; belge, ürün ve teslimatın aynı zinciri anlattığını doğrulayın.