Restoranlar için e-fatura, e-arşiv ve e-adisyon

Restoranda doğru e-belge akışı, önce işlemin fişle mi faturayla mı belgelendirileceğini, sonra işletmenin ve alıcının e-Fatura durumunu belirlemekle başlar. e-Adisyon kullanan işletmede servis kaydı da bu satış belgesine bağlanır. Tahsilat, masa kapatma ve mali belgeyi başarıyla düzenleme ayrı kontrol noktalarıdır.

Kapsam: Türkiye. Görünen yayın tarihi: 2 Ekim 2026, 09:00 UTC. Resmî kaynak kontrol tarihi: 26 Ekim 2026. Bu yazı son kontrol tarihindeki kaynak incelemesini yansıtır; kontrol tarihi geriye alınmamıştır.

1. Kasaya gelmeden satış yolunu belirleyin

Üç bilgiyi sipariş kaydına ekleyin: satışı yapan vergi mükellefi/şube, servis biçimi ve gerçek alıcı. Masada servis, kasadan teslim ve internet siparişini aynı varsayılan akışa sıkıştırmayın. Kurumsal müşteri faturası isteniyorsa unvan ve vergi bilgilerini belge oluşturulmadan doğrulayın; kart sahibini otomatik olarak fatura alıcısı saymayın.

Önce mali müşavirinizle işlem için fatura gerekip gerekmediğini ve uygulanabilir ÖKC/perakende belge düzenini belirleyin. Aşağıdaki e-Fatura/e-Arşiv seçimi, fatura düzenlenecek işlemler içindir. e-Arşivin kapsamının genişlemesi, her perakende ÖKC fişinin faturaya çevrildiği anlamına gelmez. GİB 509, IV.2.4.3 ve IV.12.3.

2. Fatura gerekiyorsa iki tarafın durumunu sorgulayın

• Restoran ve alıcı e-Faturaya kayıtlı: Düzenlenecek fatura e-Faturadır; müşterinin e-posta adresi vermesi bunu e-Arşive dönüştürmez.
• Restoran e-Fatura/e-Arşiv kullanıyor, alıcı e-Faturaya kayıtlı değil: Vergi mükellefi olsun veya nihai tüketici olsun, düzenlenecek fatura e-Arşivdir.
• Restoran uygulamaya kayıtlı değil: Alıcının kayıtlı olması tek başına restorana e-Fatura düzenleme yeteneği kazandırmaz. İşletmenin katılım yükümlülüğü ile bu işlemin e-Arşiv kuralını ayrı kontrol edin.

Belge düzenleme anında güncel kayıt durumunu kullanılan mali sistem üzerinden doğrulayın; eski müşteri kartını tek kanıt kabul etmeyin. Bu seçim çerçevesi Tebliğin IV.2.1 ve IV.2.4.3 hükümlerine dayanır; V.7 ve VIII kapsamındaki istisnai durumlar ayrıca değerlendirilir. GİB 509: alıcı durumuna göre fatura seçimi.

3. 2026 e-Arşiv ayrımını doğru dala yerleştirin

e-Arşiv uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerin düzenleyecekleri faturalar bakımından, genel kural 1 Ocak 2026’dan itibaren tutardan bağımsız e-Arşivdir. Ancak ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlarda, 1 Ocak 2025–31 Aralık 2026 döneminde vergiler dâhil toplamı 3.000 TL’yi aşan faturalar için bu kural uygulanır; tutardan bağımsız geçiş bu grupta 1 Ocak 2027’dir. Tebliğdeki istisnalar saklıdır. 509 IV.2.4.3; 589 sayılı değişiklik, madde 1.

Bu ayrım e-Arşive zaten dâhil işletmeye genel bir kâğıt fatura izni vermez. 3.000 TL’yi, fatura düzenleme veya ÖKC kullanma sınırı diye kasaya tanımlamayın. İşletmenin hangi grupta olduğunu mali müşaviriniz yazılı olarak netleştirsin; faturanın ortamı ile satışın hangi belgeyle belgelendirileceği farklı kararlardır.

4. Servis kapanışını belge sonucuna bağlayın

e-Adisyon uygulamasına dâhil işletmede belge, sipariş alınırken açılır; hizmet tamamlanırken ayrıca uygun e-Fatura, e-Arşiv veya yeni nesil ÖKC perakende satış fişi düzenlenir ve satış belgesinde e-Adisyonun evrensel tekil numarası (ETTN) bulunur. Bu akış tüm restoranların otomatik e-Adisyon yükümlüsü olduğu iddiası değildir. GİB 509 IV.12.2–IV.12.3.

Örnek: Aynı restoranda şirket yemeği için fatura düzenlenirken iki tarafın kayıt durumuna göre e-Fatura seçilebilir; başka bir masadaki nihai tüketiciye fatura düzenleniyorsa e-Arşiv yolu kullanılır. Fişle belgelendirilebilen bir perakende işlemde ise uygulanabilir ÖKC yolu ayrıca korunur. Masa hesabını kopyalayıp ikinci satış yaratmak yerine sipariş, satış belgesi ve tahsilatı eşleştirin.

Paket serviste siparişin internetten mi, telefondan mı, kasadan mı geldiğini kaydedin. İnternet satışının tanımı ve IV.2.4.5 kapsamındaki ek fatura/iletim ve sevk kontrolleri ayrıca değerlendirilir. “Paket servis” tek başına belge türü seçmez; platformun komisyon faturası da restoranın müşteriye yaptığı satışla aynı işlem değildir. GİB 509 II ve IV.2.4.5.

5. İş bölümünü isim ve kanıtla kurun

• İşletme/kasa: Gerçek alıcıyı, şubeyi, ürünleri ve tahsilatı doğru girer; başarısız ve bekleyen işlemleri vardiya sorumlusuna devreder.
• Mali müşavir: Mükellefiyet, belge düzeni, vergi ayarları ve düzeltmenin muhasebe etkisini inceler. Her ekran işlemini kendisinin otomatik takip ettiği varsayılmamalıdır.
• Entegratör/teknik sağlayıcı: Sözleşmedeki oluşturma, imzalama, gönderim, raporlama ve saklama hizmetlerinin kapsamını ve sonuçlarını gösterir. e-Adisyon hizmeti için ilgili GİB yetkili entegratör listesini ayrıca kontrol edin.

Bu liste önerilen işletme iş bölümüdür; kanuni sorumluluk devri değildir. Sağlayıcıya “başarılı” durumunun belge oluşturma mı, teslim mi, rapor kabulü mü olduğunu sorun. RestoCor’un belirli bir mali entegrasyonu veya GİB onayı bu yazıyla vaat edilmez.

6. Hata çıkarsa hangi belgeyi düzelttiğinizi belirleyin

e-Fatura: Ticari senaryo ile temel/diğer senaryoların yollarını ayırın. Ticari senaryoda sistem içi ret uygulama yanıtı, diğer uygun senaryolarda iptal talebi ve onay süreci söz konusudur. Harici itiraz ile GİB’e itiraz bildirimi aynı işlem değildir. GİB e-Fatura iptal/itiraz kılavuzu v1.2, bölüm 2–4.

e-Arşiv: Kendi portal/entegratör akışını ve alıcının durumuna göre talep/onay adımlarını kullanın; e-Fatura ekranını aynen uygulamayın. Kılavuz iptal için alıcıya iletimden başlayan sekiz günlük süreyi ele alır. İtirazın hukuki yolu, bildirimi ve onay takvimi belgeye göre ayrıca incelenmelidir; “tüm belgeler sekiz günde silinir” kuralı yoktur. GİB e-Arşiv iptal/itiraz kılavuzu v1.1, bölüm 2–4.

e-Adisyon, ÖKC fişi ve tahsilat: Sipariş satırını veya masa hesabını silmek bunları kendiliğinden iptal etmez. İade/yanlış alıcı gibi olayda belge numarasını, ETTN’yi, iletim zamanını ve durumu hemen mali müşavire ve ilgili sağlayıcıya iletin. Yeniden düzenleme gerekiyorsa eski ve yeni belgeyi muhasebede eşleştirin; aynı satışın iki kez kayda girmediğini kontrol edin.

7. Vardiya sonunda arşive kadar izleyin

• Açık siparişler ile kapanan servisleri karşılaştırın; belgesiz veya belgesi bekleyen kapanışları bulun.
• e-Adisyon kullanılan akışta ETTN bağlantısını ve satış belgesini kontrol edin; tahsilatı ayrı eşleştirin.
• Gönderim/raporlama hatalarını sorumlu ve takip durumu ile devredin; körlemesine tekrar gönderim yapmayın.
• e-Fatura, e-Arşiv ve e-Adisyon elektronik kayıtlarını ayrı türlerle, ilişkili kimlikler ve işlem sonuçlarıyla arşivleyin.

Düzenleyenin yalnız PDF veya ekran görüntüsü saklaması yeterli bir elektronik arşiv yaklaşımı değildir; imza/mühür dâhil elektronik belge ve doğrulama imkânı korunmalıdır. Alıcının saklama biçimi teslim şekline göre değerlendirilir. Üçüncü kişiden saklama hizmeti alınması mükellefin asli muhafaza/ibraz sorumluluğunu kaldırmaz. Tek bir süreyi tüm belgelere ezbere uygulamak yerine ilgili kanuni süreleri ve diğer saklama yükümlülüklerini mali müşavirle belirleyin. GİB 509 VI: muhafaza ve ibraz.

Her şube için bir örnek işlemi siparişten eski belgeyi geri bulmaya kadar deneyin. Elektrik veya bağlantı kesilince otomatik kâğıda dönüş varsaymayın; istisna prosedürünü önceden netleştirin. Kavram ayrımı için e-Adisyon ile dijital masa hesabının farkı, yatırım kararı için faydalar, maliyetler ve geçiş süreci yazılarına bakabilirsiniz. İşletmenize özgü belge düzeni ve uyuşmazlıklar SMMM/YMM, gerektiğinde hukuk uzmanıyla değerlendirilmelidir.